L’Association des techniciens en évaluation foncière du Québec (ATEFQ) est un organisme à but non lucratif ayant pour mission le regroupement des techniciens en évaluation au Québec. Elle représente environ 250 membres, et ce, depuis 1983.

Le défi

L’Association disposait depuis 2011 d’une application personnalisée créée avec la plateforme Claris FileMaker. Cette application permet de gérer l’information sur les membres ainsi que la facturation des différents services offerts aux membres.

L’application n’était cependant pas connectée au site Web de l’ATEFQ. De plus, le processus de renouvellement et d’adhésion, ainsi que les inscriptions au congrès annuel étaient gérés manuellement. L’objectif était donc d’automatiser les tâches afin d’être plus efficace en évitant la double saisie et en réduisant les risques d’erreur.

La transmission électronique permet d’éliminer le traitement et la gestion de la correspondance papier, autant pour l’envoi que la réception des informations et paiements.

L’ATEFQ souhaitait donc automatiser plusieurs tâches afin d’améliorer l’expérience de ses membres au sein de l’association :

• L’adhésion et le paiement en ligne des nouveaux membres ;
• Le renouvellement (incluant la mise à jour des informations) et le paiement en ligne des membres actifs et anciens ;
• L’inscription aux événements corporatifs (chaque événement peut comporter plusieurs activités avec différents tarifs) ;
• L’inscription aux événements doit pouvoir se faire sur une base individuelle ou corporative autant pour les membres que les non-membres ;
• L’émission de facture en ligne et ;
• La transmission électronique des reçus d’impôts.

La solution

L’application développée par Direct Impact Solutions offre plusieurs types de formulaires électroniques pour les abonnements et les renouvellement des membres, les inscriptions au congrès et autres événements ainsi que pour les reçus d’impôts personnalisés. L’application offre également une plateforme de paiement en ligne. Le tout est rendu possible grâce à une intégration entre la plateforme Claris FileMaker, le système de gestion d’événement EventBrite et la plateforme de paiement Paypal via les différentes interfaces de programmation disponibles (API).

Tous les membres sont appelés à compléter et valider leurs informations sur les différents formulaires électroniques. La transmission est instantanée et beaucoup plus conviviale. L’ATEFQ apprécie énormément la facilité de traitement des informations ainsi que l’intégration des données directement dans la base de données.

Les avantages

Plusieurs avantages ont résulté de l’investissement dans la nouvelle application, notamment :

• Une diminution de 50 % des efforts de traitement des informations, permettant l’élimination de frais de poste et de déplacement ;
• Une meilleure qualité des données recueillies ;
• Un accès plus rapide à l’information permettant des analyses et suivis en grand nombre, grâce à une gestion simplifiée ;
• La gestion à distance, sécuriser et archiver les formulaires et suivis de transactions ;
• Un travail plus collaboratif tout en s’assurant de la coordination et de l’homogénéité des opérations et ;
• La capacité de répondre au besoin de la nouvelle génération des membres qui demandaient l’option de procéder au renouvellement en ligne.