Étude de cas Toca
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Automatisation des procédures d’obtention de visa : LaborCI surmonte les obstacles réglementaires et réduit les heures de travail
Fondée en 1998, Labor Consultants International est spécialisée dans l’accompagnement des entreprises dans le cadre des procédures d’obtention de visa H-2A, H-2B et EB-3 aux États-Unis, en aidant les organisations à pourvoir des postes temporairement vacants. Avec près de 500 clients à travers les États-Unis, LaborCI est le plus grand fournisseur de visas H-2B du pays, traitant plus de 18 000 visas chaque année.
Sous pression
D’énormes pénuries de main-d’œuvre affectent des secteurs critiques, tels que l’aménagement paysager, la foresterie et les produits de la mer, à travers les États-Unis. Cependant, seul un nombre limité de visas de travailleurs est disponible chaque année pour combler les lacunes, rendant ainsi la demande beaucoup plus élevée que l’offre. Les délais de dépôt des demandes par l’intermédiaire du système gouvernemental FLAG (Foreign Labor Application Gateway) étant très courts, l’équipe de LaborCI est soumise à une pression intense pour que les demandes soient traitées en temps voulu et de manière précise.
« Si nous ne respectons pas un délai ou si l’intégrité des données est insuffisante et que nous recevons un avis de non-conformité (Notice of Deficiency), cela peut être dévastateur pour nos clients – cela peut les priver d’une saison entière» , commente Stephen Ward, gestionnaire de projet, chez LaborCI. « Comme FLAG n’est pas compatible avec les API, le processus de transfert des informations de notre base de données vers le système prend beaucoup de temps et est sujet à l’erreur humaine – nous devons passer beaucoup de temps à vérifier deux ou trois fois tout ce que nous faisons, ce qui met notre équipe à rude épreuve. »
« Nous voulons que l’expérience de nos clients reflète celle qu’ils ont avec d’autres fournisseurs de services numériques – les Google et Amazon de ce monde. En utilisant une technologie low-code, nous pouvons mettre à jour nos processus et notre environnement technologique plus rapidement pour rester en phase avec ce que les gens ont l’habitude de voir. Cela nous aidera à développer nos activités et à nous imposer comme la première entreprise de notre secteur à s’être véritablement tournée vers le numérique. »
Stephen Ward, Gestionnaire de projets chez Labor CI
Avoir un partenaire de confiance
Direct Impact est un chef de file mondial dans le développement, l’intégration, le conseil et l’optimisation de solutions numériques sur mesure. L’équipe de Direct Impact travaille avec LaborCI depuis plusieurs années. En effet, elle a participé à la construction de la base de données Hub de LaborCI. Après avoir assisté à une démonstration de la plateforme de développement low-code de Toca, DIS a été impressionnée par ses capacités et y a vu une solution pour résoudre le défi du transfert de données entre Hub et FLAG.
« Si l’équipe de Direct Impact n’était pas venue me voir, je n’aurais probablement pas accepté la réunion. Ils connaissent vraiment notre activité et ont fait un excellent travail avec Hub, alors quand ils sont venus nous voir avec Toca, nous étions prêts à les écouter. Après avoir vu la démo, j’ai tout de suite pensé à 13 applications potentielles », poursuit M. Ward.
« Je ne sais pas par où commencer, car il y a eu tellement de récompenses et d’avantages à travailler avec Direct Impact. Je pense que nous avons commencé à travailler avec DIS en 2019 en tant que notre développeur principal sur un projet sur lequel nous travaillions dans Filemaker. Depuis, nous sommes restés connectés grâce à des partenariats éducatifs et à des problèmes de développement complexes. Weihao en particulier a non seulement apporté un travail et une efficacité de premier ordre, mais a également joué un rôle clé dans le développement de notre équipe pour qu’elle soit mieux rationalisée, organisée et intentionnelle. Je ne peux vraiment pas exprimer suffisamment d’éloges à l’égard de cette entreprise. Si vous possédez une entreprise, vous connaissez le véritable atout d’un bon partenaire : c’est Direct Impact. »
Stephen Ward, Labor CI
Créer un pont numérique avec Toca
Après une première réunion, les équipes se sont mises d’accord sur deux applications pour tester la plateforme de développement low-code de Toca. La première consistait à créer un pont entre la base de données Hub de LaborCI et FLAG. La seconde utilisait la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour scanner les visas et les passeports et en extraire des informations, telles que les demandes de salaires.
« Normalement, le processus de transcription des informations du Hub vers le FLAG peut prendre entre 3 et 20 heures, tandis que la numérisation des documents peut prendre entre 15 minutes et 2 heures. Nous devions rester assis toute la journée à transcrire manuellement. Avec Toca, nous pouvons utiliser un robot pour abattre le mur entre Hub et FLAG – en transformant essentiellement l’interface utilisateur en API. Nous pouvons mettre tout cela en file d’attente, aller nous coucher et revenir le matin quand tout est fait – ce sont 2000 heures d’équipe potentiellement économisées. »
En réduisant le temps nécessaire au traitement des demandes, l’équipe de LaborCI aura plus de temps pour se concentrer sur l’intégrité des données. « L’un des grands défis auxquels nous sommes confrontés est l’intégrité des données. Nos chargés de comptes doivent passer beaucoup de temps à extraire des informations sur les personnes afin de s’assurer qu’elles répondent aux critères d’obtention de visa. Cette plateforme leur donnera plus de temps de le faire et leur permettra de s’assurer que les informations contenues dans Hub sont correctes. Comme tout est automatisé à partir d’une source de donnée unique, nous réduisons considérablement le risque d’erreur humaine. »
Construire avec Toca – LaborCI prend le contrôle de son destin numérique
Dans une prochaine étape, LaborCI souhaite intégrer le développement en interne afin d’aider l’équipe à rester à l’avant-garde des changements réglementaires en matière d’exigences. « Ces dernières années, le gouvernement a modifié plus fréquemment les exigences et la manière dont elles sont interprétées. Parfois, nous n’avons que 24 heures pour appliquer les changements. Le fait de disposer d’une plateforme low-code permettra à notre équipe interne de s’adapter beaucoup plus rapidement. »
L’équipe de LaborCI souhaite également créer des applications destinées aux clients afin de faciliter la collecte de données et de surmonter les barrières linguistiques. « Nos clients emploient de nombreux travailleurs originaires d’Amérique centrale et d’Amérique du Sud, dont la plupart n’ont pas l’anglais comme langue première. Le processus de collecte de leurs informations peut impliquer de nombreux questionnaires longs, que les employeurs doivent ensuite déchiffrer – nous avons donc du mal à saisir des données exactes. Si nous disposions d’une interface bilingue, nous serions en mesure de recueillir des informations beaucoup plus précises. »
Une expérience comparable à celle de Google pour les clients
Avec Toca, LaborCI entend transformer le secteur du traitement des demandes de visa. « Nous voulons que l’expérience de nos clients reflète celle qu’ils ont avec d’autres fournisseurs de services numériques – les Google et Amazon de ce monde. En utilisant une technologie low-code, nous pouvons mettre à jour nos processus et notre environnement technologique plus rapidement pour rester en phase avec ce que les gens ont l’habitude de voir. Cela nous aidera à développer nos activités et à nous imposer comme la première entreprise de notre secteur à s’être véritablement tournée vers le numérique. »